Dedykowane aplikacje webowe – kiedy warto je wdrożyć w firmie?

Dzisiaj postaram się rozjaśnić dylemat czy tworzyć internetową aplikację dedykowaną czy korzystać z narzędzi SaaS.

Wiele firm w trakcie swojego rozwoju zaczyna dodawać nowe narzędzia do pracy, które mają zaoszczędzić czas pracownikom i uporządkować procesy w firmie. Zazwyczaj każdy zaczyna od tabelki w Excelu czy arkuszach Google. Następnie dochodzi marketing: systemy do wysyłki SMS, followup i podobne. Oprócz tego oczywiście fakturowanie, dedykowany system do generowania ofert czy aplikacje SaaS do zarządzania sprzedażą z wielu platform sprzeadżowych (np Allegro czy Amazon)

Są nadal takie firmy, które jak mój ulubiony stolarz z Torunia zapisują wszystkie zamówienia w notesie i krok po kroku przeliczają wartość zamówienia. I wszystkie te aplikacje Saas są świetne – sam pokazałem jak zrobić darmowy CRM z takich narzędzi.

Jednak problem pojawia się dopiero wtedy, gdy firma zaczyna rosnąć. Wycen jest coraz więcej, klienci w branżach takich jak SPA, fryzjer, masaże zapominają o umówionych wizytach. Także zaczynamy kombinować i pierwszym naturalnym krokiem jest poszukanie gotowych narzędzi.

Aplikacje SaaS – pierwszy krok większości firm

Najczęściej wybór pada na rozwiązania typu SaaS (Software as a Service). Jest to taki rodzaj dedykowanej aplikacji, w którym płacisz miesięczyny abonament lub za wykorzystanie zasobów określą kwotę pieniędzy.

Do najpopularniejszych przykładów należą:

• systemy CRM,
• systemy rezerwacji,
• narzędzia do fakturowania,
• platformy do e-mail marketingu.

W większości przypadków jest to bardzo dobre i rozsądne rozwiązanie na początek, które z powodzeniem potrafi zostać na lata. Jednak posiadają one kilka ograniczeń, przy których warto zastanowić się nad stworzeniem własnej aplikacji dedykowanej.

Ograniczenie 1: Uniwersalność systemów SaaS a dedykowane aplikacje

Systemy SaaS są projektowane tak, aby obsłużyć jak największą liczbę firm jednocześnie. Oznacza to, że ich funkcje są uniwersalne. Jest to dobre rozwiązanie dla sporej ilości firm. Jednak wymusza przestawienie swoich nawyków przy prowadzeniu frmy na takie, które aplikacja SaaS z której korzystamy od nas wymaga.

Jeżeli Twoja firma działa w sposób nietypowy – np. ma specyficzny proces sprzedaży, produkcji lub obsługi klienta – może się okazać, że standardowe funkcje takiego systemu CRM lub ERP nie wystarczają. Wtedy jesteśmy skazani na zmianę sposobu działania firmy (co mało kiedy przynosi efekty) lub dopłacić bardzo duże pieniądze za dodatkowe moduły w systemie SaaS.

Ograniczenie 2: Przeładowanie funkcjami

Drugim częstym problemem jest rozbudowanie systemów SaaS. Prawie każdy SaaS posiada kilka pakietów. Podstawowy najtańszy, średni i opcje full. Niestety często jest tak, że sam podstawowy pakiet to za mało i trzeba decydować się na najdroższy dla jednej lub dwóch funkcji.

Warto porozmawiać z supportem danego SaaS, bo często istnieje możliwość włączenia tylko tej jednej funkcji, którą potrzebujesz. Jednak jeśli tak się nie da to masz w pakcie bardzo dużo zbędnych funkcji dla siebie za które musisz płacić.

Przykład z życia wzięty: Zespół handlowy korzystał z narzędzia do tworzenia dokumentów (w którym tworzył oferty – broszurki personalizowane) tylko po to, aby sprawdzać, czy klient otworzył wiadomość. W efekcie firma płaciła wysoką miesięczną subskrypcję za jedną, prostą funkcję i jeden stały szablon z danymi. Wkrótce zrobię case study o tym przypadku

W takich przypadkach dedykowana, prosta aplikacja może być bardziej opłacalna i szybciej się zwrócić (ROI często poniżej 12 miesięcy).

Ograniczenie 3: Rosnące koszty stałe

Kolejnym problemem są koszty abonamentowe, które rosną wraz ze skalą firmy.

W niektórych systemach rezerwacyjnych lub platformach usługowych:

• opłaty rosną wraz z liczbą pracowników,
• pojawiają się prowizje od transakcji,
• dodatkowe funkcje są płatne osobno.

W efekcie firma w pewnym momencie zaczyna płacić bardzo wysokie koszty stałe tylko za narzędzia.

Alternatywą jest dedykowana aplikacja internetowa, w której:

• ponosisz koszt wdrożenia,
• a następnie utrzymanie w formie stałej, przewidywalnej opłaty (np. serwer + rozwój systemu).

Ograniczenie 4: Brak dostępnego rozwiązania na rynku

Czwartym przypadkiem jest sytuacja, w której:

• na rynku nie istnieje narzędzie spełniające konkretne potrzeby,
• lub chcesz zbudować własny produkt cyfrowy.

Wtedy aplikacja dedykowana nie jest alternatywą dla SaaS, tylko jego zastąpieniem – staje się podstawą nowego produktu lub usługi.

Kiedy SaaS nadal jest najlepszym wyborem?

W większości przypadków SaaS jest najlepszym rozwiązaniem.

Sprawdza się szczególnie gdy:

• firma ma standardowe procesy,
• nie potrzebuje zaawansowanych integracji,
• chce szybko rozpocząć działanie,
• nie ma potrzeby indywidualnych modyfikacji.
• koszty obsługi narzędzia są bardzo niskie

Kiedy warto rozważyć aplikację dedykowaną?

Dedykowane oprogramowanie warto rozważyć, gdy:

• procesy w firmie są niestandardowe,
• korzystasz z wielu niespójnych narzędzi,
• koszty SaaS rosną wraz ze skalą,
• potrzebujesz integracji kilku systemów,
• chcesz zbudować własny produkt cyfrowy.

Tutaj warto jeszcze dodać, że przy integracji kilku systemów często zamiast pisania dedykowanej aplikacji można wykonać automatyzację no-code.

Przykładowo gdy Twój system do zarządzania zamówieniami z wielu platform nie obsługuje integracji jakiejś hurtowni to zamiast pisać dedykowaną aplikację lepiej zrobić automatyzację dla tej jednej hurtowni.

Mam dylemat aplikacja SaaS czy własna aplikacja dedykowana

W takim przypadku najlepiej jak skontaktujesz się z nami. Porozmawiamy o Twoim problemie i dobierzemy gotowe rozwiązanie lub zaproponujemy napisanie własnej dedykowanej aplikacji.