Darmowy CRM dla Twojej firmy!

Zakładając firmę, często zaczynasz od zeszytu i długopisu. Gdy Twoja działalność rośnie, potrzebujesz narzędzi, które uporządkują chaos w zarządzaniu klientami i zleceniami. Jeśli prowadzisz małą firmę usługową (1-10 osób) i szukasz darmowego CRM-a, ten artykuł jest dla Ciebie. Pokażemy, jak połączyć popularne narzędzia, aby stworzyć funkcjonalny system bez dużych kosztów.

Jeśli jeszcze nie jesteś to zapewne za chwile będziesz w tym momencie jak w trzy osoby pracujecie na jednym excelu i każdy edytuje tą samą komórkę, albo w natłoku kolumn zgubiłeś informacje, że miałeś napisać do klienta. Dobra zdarza się, ale to stawia Ciebie w złym świetle i tracisz przez to możliwość potencjalnego zarobku, bo klient pomyśli, że go olewasz.

W takich momentach potrzebny jest już dobry system CRM. System do zarządzania relacjami z klientami. Ważne to musi być dobry system CRM. Sami jestesmy małą firmą – na dzień pisania tego wpisu jest nas 4 dlatego kupno drogiego systemu CRM (lub w naszym wypadku po prostu napisanie dedykowanego systemu) jest nieopłacalne.

Dlatego zebrałem listę kilku narzędzi, z których stworzmy profesjonalny i darmowy CRM. Nasz system musi składać się z modułów: klienci i szanse sprzedaży, zarządzanie czasem i zadaniami, fakturowanie, bezpieczeństwo.

Klienci z szasne sprzedaży – Notion jako serce CRM

Notion to jest idealne narzędzie na start. Jest o niebo lepsze od arkuszy kalkulacyjnych, bo możesz stworzyć sobie tutaj bazy danych klientów, listę szans sprzedaży, oferty a nawet możesz zrobić sobie dashboard z kondycją firmy.

Ja mam notion podzielone na: bazę klientów, oferty, rozliczenia, szanse sprzedaży oraz bazę wiedzy. Gdy zalogujesz się na notion i klikniesz plusik przy stronach możesz od razu wybrać gotowy szablon lub stworzyć własną stronę lub bazę. My skupiamy się na bazie danych. Dlatego kliknij plusika w popup daj „Empty database” i zaczynamy tworzyć bazę klientów.

W moim wypadku potrzebuje pól: Nazwa firmy, NIP, Imię i nazwisko, data utworzenia, data ostatniego kontaktu, status oraz relacje do rozliczeń.

Drugą ważną bazą danych jest: „Szanse sprzedaży”. Trzymam tutaj dane do lejka sprzedażowego, wszelkiego rodzaju oferty, które mogą spowodować, że lead stanie się klientem. Oddzielam tym faktyczne oferty od zwykłych zapytań w stylu: „za ile zrobicie mi stronę WWW?”

To są potencjalni klienci, którzy wymagają innego traktowania niż aktualni,Dlatego wymagają specjalnego traktowania i wymagają w moim wypadku osobnej bazy danych i nowego widoku.

Stwórzmy dla szans sprzedaży osobną tabelkę z polami: Nazwa, Wycena (uwaga tu weź typ number), Status (od razu ustaw statusy: oferta wysłana, fallow-up, w kontakcie, wygrana, przegrana), data ostatniego kontaktu oraz data kolejnego kontaktu.

Dzięki temu możesz stworzyć teraz dodatkowe widoki: kalendarz oraz board. Wystarczy jeden rzut oka i widzisz: ilość ofert w lejku, ich wartość, czy Twój pracownik zadzwonił/napisał do potencjanego klienta. Wystarczy jedno kliknięcie w przycisk „Add new View” i wszystko widzisz (za darmo! 😉). Zobacz przykładowy widok lejka sprzedażowego. Moim zdaniem najprostszy i temu na sam poczatek najlepszy:

Oczywiście nie będę tutaj pokazywał całej konfiguracji Notiona, bo to jest potężne narzędzie i trzeba je dostosować do potrzeb firmy. W końcu nie ma uniwersalnego procesu i każdy ma swój sposób, na którym działa i jest w jego firmie sprawdzony. Notion umożliwia zwizualizować Twój proces w formie kalendarza, listy zadań czy takiego lejka.

Z takim notion możesz robić cuda. Posiada on dostęp do API, własne wtyczki do przeglądarek, aby jednym kliknięciem dodać stronę do odpowiedniej bazy, czy predefiniowane tematy. Jeśli posiadasz stronę internetową i zbierasz na niej kontakty to nie ma problemy, aby się połączyć z notion i automatycznie zapisywać je do określonej tabeli np Leady WWW i wtedy osoba odpowiedzialna za sprzedaż widzi od razu w jednym miejscu z kim się skontaktować, a nie skacze po mailu, stronie www i narzędziach od newsletterów (które też są fajne, ale w naszym przypadku chcemy wszystkich klientów do kontaktu w jednym miejscu)

 Zarządzanie zadaniami i czasem

W teorii możemy to także zrobić w Notion, jednak są dla precyzyjnych zadań dużo lepsze narzędzia. Bardziej zaawansowane typu Jira oraz proste jednak z wieloma dodatkami takie jak Trello.

Skupimy się na trello. Jest to świetne narzędzie do tablicy zadań, które możesz udostępnić klientom. Nie będę rozpisywać się za bardzo nad zaletami tego narzędzia, bo tak samo jak Notion trzeba je samemu przeklikać.

Najważniejszą dla mnie zaletą jest to, że mogę udostępnić tutaj konkretną listę klientowi, zintegrować się z kolejnym programem Timecamp do mierzenia czasu oraz dopasować dzieki dodatkom tablicę pod konkretny projekt takie jak: synchronizacja z trakcerem czasu, możliwość dodania % wykonania zadania oraz posiada API. Fajnym rozwiązaniem jest także przekazywanie maila na specjalną skrzynkę i wtedy automatycznie tworzą się z tego zadania.

Wspomniałem tutaj o Timecamp, jest to świetne narzędzie do mierzenia czasu pracy. W wersji darmowej możesz zintegrować się z notion lub trello i śledzić czas wykonywania zadania, a na koniec pracy rozliczyć pracowników oraz wygenerować raport na podstawie, którego możesz wystawić fakturę – co jest świetnym rozwiązaniem gdy Twoje usługi sprzedajesz na godziny. No i oczywiście posiada API i mam sentyment, bo pracowałem kiedyś nad tym projektem 😉

Darmowe fakturowanie

Każdy dobry CRM posiada moduł księgowości. Jednak skoro to czytasz i należysz do grupy firm MŚP od 1 do 10 osób to księgowość delegujesz do innej firmy, która zajmuje się księgowością i kadrami. Wtedy nie potrzebujesz skomplikowanego narzędzia. W naszym wypadku wystarczy opcja wystawiania faktur i skoro budujemy darmowy CRM to najlepiej aby narzędzie było darmowe i popularne.

Dobry program do księgowania musi być aktualny i bezpieczny (i zazwyczaj wtedy jest popularny) oraz posiadać API. Poraz kolejny wspominam o tym API, ale to jest ważne dla naszego darmowego CRM, ponieważ możemy połaczyć wszystkie narzędzia w jeden fajny ekosystem.

Jeśli masz konto w ING to za darmo masz bardzo prosty program od nich, który posiada: raporty, listę wystawionych faktur z synchronizacją płatności czy możliwość wysyłki faktury bezpośrednio na maila. Jeśli masz konto w innym banku to sprawdź, bo oferują często takie proste programy (jeśli dobrze pamiętam Mbank też coś takiego ma), bo mają one podstawową funkcjonalność jaką potrzebujemy i nie ma potrzeby przepłacać za coś więcej.

Udostępnianie danych między pracownikami w firmie

W tym wypadku polecam klasykę Google Drive oraz Dropbox. Oba konta są darmowe. Google Drive posiada sprawdzone i rozbudowane narzędzia typu arkusze kalkulacyjne, pisanie dokumentów i ofert wraz z eksportem do pdf.

Natomiast Dropbox posiada świetną aplikację do synchronizacji danych między wieloma komputerami. Możesz udostępnić pracownikowi folder nad którym pracujecie i bez wchodzenia na stronę na pulpicie zawsze masz aktualne pliki.

Jeśli wszyscy pracujecie w jednym miejscu to przy jednorazowym koszcie można zainwestować w serwer NAS. Jednak mijamy się z tematem „darmowego CRM”

Bezpieczeństwo danych w firmie

To jest temat, którego nie wolno pomijać. Przekazywanie haseł. Tutaj moim faworytem jest vault. Jest darmowy, ale trzeba mieć własny serwer i nie jest to najprostsze narzędzie. Dlatego poszukałem i mam taki pomysł. Zainstaluj sobie program KeePassXC.

KeePassXC jest to manager haseł i to bardzo bezpieczny. Gdy masz dużo klientów, którzy dzielą się kontami to polecam takie rozwiązanie, że tworzysz sobie dwie bazy: master.kdbx oraz client1.kdbx
Swoim pracownikom udostępniasz jedynie konkretnego klienta (przez takiego droboxa) oraz hasło do niego, jednak dostęp do wszystkich haseł (ten Twoj master.kdbx) masz tylko Ty. Ograniczysz w ten sposób możliwość wycieków. Co w dzisiejszych czasach jest bardzo ważne.

Wyboraź sobie ile kont do zmiany i tłumaczenia się każdemu klientowi z osobna gdybyś wszystko trzymał w jednym miejscu i by wyciekł taki plik odszyfrowany przez błąd ludzki. Przy moim rozwiązaniu, które może nie jest najwygodniejsze, jeśli wycieknie baza klienta to tylko pojedyncza i tylko pojedyncze hasło. No chyba, że masz niesamowitego pecha i wyciek nastąpi przez Ciebie z wszystkimi hasłami i wszystkimi plikami, no ale nie straszę 😉

Bonus: Automatyzacja

Automatyzacje możemy wykonać za pomocą kolejnego narzędzia: Make.com lub N8N. Zobacz, że w każdym wypadku wspominałem o API, bo dzięki APi możemy połaczyć każde narzędzie w jeden spójny ekosystem. Dodając do tego jeszcze nasze automatyzacje przyśpieszamy wykonywanie powtarzalnych zadań do maksimum.

Przygotowałem kilka przykładów automatyzacji jakie możemy wykonać:

• Automatyczne zapisywanie faktur z maila na google drive
• Synchronizacje kalendarzy
• „Soft” windykacja gdy klient spóżnia się z opłaceniem faktury
• Wrzucanie kosztów przez API do Notion lub programu księgowego
• Automatyczne dodawanie leadów z maila do bazy
• Powiadomienia o braku follow-upu (lub automatyczne generowanie zadań dla pracownika: Skontakuj się z tymi klientami dzisiaj)
• proste automatyzacje AI do tagowania leadów

Jeśli chcesz zobaczyć ile możesz zaoszczędzić czasu na takich prostych automatyzacjach to sprawdź nasz kalkulator automatyzacji AI

Darmowy CRM z Automatyzacją AI

Jak widzisz stworzenie darmowego CRM z automatyzacjami AI jest możliwe jednak wymaga czasu na znalezieniu odpowiednich narzędzi. Zaletom takiego rozwiązania oprócz ceny jest jego modułowość. Jeśli jesteś przyzwyczajony do jakiegoś narzędzia i udostępnia ono API jesteśmy w stanie za pomocą no-code połączyć je ze sobą.

Kolejnym ważnym aututem jest to, że gdy któreś narzędzie Ci się nie spodoba to wystarczy wymienić ten jeden moduł, czego w wypadku systemów CRM All-in-one jest niemożliwe. Takie systemy też nie zawsze są odpowiednio elastyczne pod procesy w firmie.

Jednak co zrobić gdy brakuje mi jakiegoś modułu? Można napisać dedykowaną mała aplikację, która połaczy się z resztą modułów.

Jeśli potrzebujesz pomocy z konfiguracją takiego darmowego CRM’a to napisz do nas. Pomożemy!