Zmień 10 minut ręcznej pracy w 3 sekundy automatyzacji

Branża prop tradingowa (oraz szeroko pojęty e-learning finansowy) to środowisko, w którym liczy się natychmiastowe działanie. Kiedy klient kupuje tzw. wyzwanie (challenge) inwestycyjne, oczekuje dostępu do platformy na swojej skrzynce w ciągu kilku sekund. Nasz klient borykał się jednak z problemem ręcznej obsługi procesów po-zakupowych.

Klient potrzebował rozwiązania, które całkowicie zautomatyzuje zakładanie kont dla użytkowników u zewnętrznego brokera (Match-Trade) i natychmiastowo przydzieli im zakupione pakiety – bez napisania własnego backendu i bez ręcznego przeklikiwania danych przez zespół wsparcia.

Najważniejsze wyzwania, które stanęły przed nami:

• Ręczna i powtarzalna praca. Pracownicy musieli każdorazowo sprawdzać w systemie brokera, czy kupujący z danym adresem e-mail ma już tam założony profil.
• Czasochłonne przepisywanie danych. Jeśli klient był nowy, pracownik musiał ręcznie przepisać kilkanaście pól (imię, nazwisko, telefon, adres, kraj) z systemu e-commerce do panelu Match-Trade.
• Opóźnienia w realizacji (Wąskie gardło). Proces zajmował około 5-10 minut na jedno zamówienie. Poza godzinami pracy biura oraz w weekendy zlecenia czekały na realizację, co budziło frustrację kupujących i generowało niepotrzebne zapytania do działu Supportu.
• Podatność na błędy ludzkie. Przepisywanie danych niosło za sobą ryzyko literówek w mailach czy przypisania błędnego ID wyzwania.

Rozwiązanie: Niezawodny scenariusz automatyzacji w systemie Make

Zamiast budować drogą aplikację pośredniczącą, wykorzystaliśmy narzędzie no-code/low-code (Make.com), integrując bezpośrednio proces sprzedażowy z API platformy Match-Trade. Stworzyliśmy scenariusz, który reaguje natychmiast po zaksięgowaniu płatności.

Dokładny przebieg procesu (Analiza poszczególnych modułów):

1. Trigger: Odbiór danych z e-commerce (Webhooks)
2. Weryfikacja historii klienta (HTTP GET)
3. Inteligentny Router i rozdzielenie logiki
   • Ścieżka 1: „Konto istnieje” Jeżeli API potwierdzi, że klient wraca na kolejny zakup, scenariusz pomija on proces rejestracji i od razu wysyła żądanie do przypisania challenge
   • Ścieżka 2: „Konto nie istnieje” Gdy to nowy użytkownik, proces dzieli się na dwie powiązane ze sobą akcje. Najpierw zakłada nowe konto, a następnie wraca do ścieżki pierwszej

Efekty: Co zyskał klient po wdrożeniu automatyzacji?

Dzięki wdrożeniu precyzyjnego blueprintu w Make, firma osiągnęła potężne korzyści operacyjne i wizerunkowe:

• Odzyskany czas (ok. 160 godzin w miesiącu). Zakładając optymistycznie 10 minut pracy ręcznej na jedno zamówienie, przy 45 zamówieniach dziennie. Daje to w skali miesiąca blisko cały etat pracownika wsparcia, którego można było oddelegować do bardziej kreatywnych i dochodowych zadań.
• Natychmiastowe dostarczanie usługi (Zadowolenie klienta). Narzędzie działa 24/7. Klient kupujący wyzwanie o 2:00 w nocy z soboty na niedzielę, w ciągu 3 sekund od opłacenia ma już utworzone konto i przypisany challenge w systemie Match-Trade.
• Redukcja kosztów obsługi IT i błędów. Algorytm całkowicie wyeliminował problemy literówek, błędnie założonych kont i pomyłek w przypisywaniu produktów.
• Pełna skalowalność biznesu. System „rośnie” razem z klientem. Nie ma znaczenia, czy sklep sprzeda jednego dnia 10, czy 1000 wyzwań (np. podczas akcji Black Friday) – automatyzacja przetworzy i zrealizuje wszystkie te zamówienia w ułamkach sekund z taką samą niezawodnością, bez konieczności zatrudniania dodatkowych rąk do pracy.