Najważniejsze wyzwania
-
Niska wydajność procesu manualnego
Zespół poświęcał 2,5 godziny dziennie na powtarzalne czynności: skanowanie, ręczne przepisywanie danych i sortowanie plików do folderów.
-
Ryzyko błędów w danych
Ręczne przepisywanie numerów polis i dat do arkusza Excel generowało ryzyko kosztownych pomyłek w raportowaniu do ubezpieczycieli.
-
Rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa (RODO)
Branża ubezpieczeniowa wymaga, aby dane wrażliwe nie były przesyłane przez publiczne chmury, co wymusiło rozwiązanie działające wewnątrz infrastruktury klienta.
System automatycznego odczytu (OCR) i archiwizacji dokumentów oparty o n8n
Wdrożyliśmy inteligentny przepływ pracy (workflow), który integruje skanery sieciowe z lokalną instancją n8n. System w czasie rzeczywistym analizuje dokumenty, wyodrębnia kluczowe metadane i porządkuje strukturę plików bez udziału człowieka.
Automatyzacja – n8n (Self-hosted)
Wykorzystaliśmy n8n zainstalowane na serwerze klienta, co zapewnia pełną suwerenność danych i eliminuje koszty subskrypcji chmurowych.
Przetwarzanie – Lokalny silnik OCR
Zastosowaliśmy OCR do automatycznego rozpoznawania danych: imion, nazwisk, numerów polis oraz dat ważności bezpośrednio ze skanów.
Archiwizacja – Dynamiczna struktura folderów
Skrypt automatycznie tworzy katalogi i sortuje dokumenty według ubezpieczyciela, naśladując dotychczasowy, ręczny sposób archiwizacji klienta.
Raportowanie – Excel Automation
Dane z każdej polisy są natychmiastowo dopisywane do centralnej bazy w Excelu, która służy jako gotowy raport gotowy do wysłania.
Efekty
Skrócenie czasu obsługi pojedynczej polisy (z 5 do 2 minut).
Odzyskany czas zespołu w skali miesiąca.
Pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych do rejestrów.
Twoje procesy zjadają zbyt dużo czasu?
Sprawimy, że nudne i powtarzalne zadania zaczną dziać się same. Odezwij się do nas – sprawdzimy, ile godzin miesięcznie możemy odzyskać dla Twojego zespołu!
Klient tracił codziennie mnóstwo czasu na „przeklikiwanie” dokumentów. Każda sprzedana polisa oznaczała ten sam żmudny schemat: skanowanie, ręczne przepisywanie danych i ręczne układanie plików w folderach. Przy 30 polisach dziennie uciekało na to ponad 2,5 godziny, które zespół mógłby poświęcić na domykanie kolejnych sprzedaży. Dodatkowym wyzwaniem było bezpieczeństwo – branża ubezpieczeniowa nie wybacza błędów w ochronie danych, więc musieliśmy znaleźć sposób, by zautomatyzować ten proces bez wysyłania wrażliwych informacji do zewnętrznych chmur.
Początek: Kiedy biurokracja zjada sprzedaż
W małych zespołach każda minuta ma znaczenie. Nasz klient, mimo kilku-osobowego zespołu, zaczął tracić kontrolę nad czasem. Powód? Sukces sprzedażowy. Każda nowa polisa generowała 5 minut pracy administracyjnej, której nie dało się pominąć.
Przy 30 polisach dziennie zespół spędzał 2,5 godziny dziennie na powtarzalnych, nudnych czynnościach: skanowaniu dokumentów, ręcznym przepisywaniu danych do Excela i ręcznym układaniu plików w folderach. Zamiast doradzać klientom, agenci walczyli z dokumentacją.
Wyzwanie: Bezpieczeństwo danych ponad wszystko
W branży ubezpieczeniowej nie ma miejsca na kompromisy w kwestii RODO. Dlatego wysyłanie danych do Agentów AI nie wchodziło w grę, bo dane, które powinniśmy obfuskować potrzebowalismy do działania. Natomiast inne rozwiązania chmurowe, też nie należą do bezpiecznych rozwiązań, dlatego wykorzystaliśmy lokalny OCR, który pozwolił nam rozwiązać ten problem.
Rozwiązanie: n8n i lokalna inteligencja OCR
Zamiast budować skomplikowane systemy, wykorzystaliśmy elastyczność n8n w wersji self-hosted (na serwerze klienta).
Zaprojektowaliśmy proces, w którym agent jedynie kładzie polisę na skanerze. Reszta dzieje się sama:
- Automatyczne przechwytywanie: Skaner wysyła plik do folderu, który n8n monitoruje w czasie rzeczywistym.
- Lokalny silnik OCR: System odczytuje dane (imię, nazwisko, daty, numer polisy) bez wysyłania ich do internetu. Postawiliśmy na 80% skuteczność automatyzacji, co jest złotym środkiem między kosztem a efektem – pracownik musi jedynie rzucić okiem i zatwierdzić dane, co zajmuje sekundy.
- Dynamiczna archiwizacja: n8n samo tworzy strukturę folderów, przenosi plik i dopisuje wszystkie dane do bazy w Excelu.
Efekt: 30 godzin wolności w miesiącu
Wdrożenie zmieniło wszystko. Czas procesowania jednej polisy spadł z 5 minut do zaledwie 2 minut. Niby to jest mało, ale w skali miesiąca jest to 30 odzyskanych godzin. To tak, jakby klient zyskał prawie tydzień pracy jednego pracownika za darmo. Zespół przestał zajmować się „przepisywaniem papieru”, a skupił się na tym, co potrafi najlepiej – na sprzedaży i budowaniu relacji z klientami. Dodatkowo, dzięki lokalnej architekturze, klient ma 100% pewności, że dane jego klientów są bezpieczne i pod jego pełną kontrolą.
Masz pomysł na własne narzędzie?
Zrobimy je dla Ciebie i będzie tak samo skutecznie jak nasze rozwiązania!
Udostępnij ten artykuł